শিক্ষা প্রতিষ্ঠানে ব্যবহৃত নোটিশ /পত্র (পর্ব-০২)

প্রতিষ্ঠানের সেবাদানের উপর ভিত্তি একেক ধরনের প্রতিষ্ঠানে একেক ধরনের পত্র/নোটিশ লিখতে হয়। এগুলোর ভাষা এবং কাঠামোও ভিন্ন ভিন্ন হয়। একটি শিক্ষা প্রতিষ্ঠানে কার্যক্রম সুষ্টুভাবে সম্পন্ন করার জন্য লিখিত পত্র/নোটিশ এর ভূমিকা অপরিহার্য। তাই, একজন প্রতিষ্ঠান পরিচালক বা প্রধানকে বা শিক্ষক বা ইনচার্জকে এ বিষয়ে সম্যক জ্ঞান রাখা আবশ্যক।


একটি শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের শিক্ষার স্তর ও ধরনের উপর ভিত্তি করে এই নোটিশ এর প্রকারভেদ ও ধরন আবার ভিন্ন ভিন্ন হয়ে থাকে। যে সকল বিষয়ে নোটিশ /পত্র লিখা হয়ে থাকে সেগুলোর মধ্যে রয়েছে-


ক) অফিস আদেশ (Office Order) - সাধারণর শিক্ষক/কর্মকর্তা/কর্মচারিদের ভিন্ন ভিন্ন দায়িত্ব দিয়ে এই অফিস আদেশ জারি করা হয়ে থাকে।

খ) নোটিশ (Notice)- সাধারণ শিক্ষক, শিক্ষার্থী, ও অভিভাবকদের জন্য কমন ঘোষণা এই নোটিশ আকারে জারি করা হয়ে থাকে।


গ) পত্র (Letter)- বিভিন্ন সময় শিক্ষক, শিক্ষার্থী, কোন অভিভাবককে একক ভাবে পত্র লিখা হয়ে থাকে। পত্র সাধারণত একক ব্যক্তিকে লিখা হয়ে থাকে। এর মধ্যে এক বা একাধিক বিষয় থাকতে পারে।


এই পত্র অনেক ধরনের হতে পারে। যেমন-

১) ধন্যবাদজ্ঞাপন পত্র (Thanks Letter)- কোন শিক্ষক বা শিক্ষার্থী ভাল কোন বিষয়য়ে দক্ষতার প্রমাণস্বরুপ পুরস্কৃত হলে তাদেরকে ধন্যবাদ পত্র দেয়া হয়ে থাকে।


২) সতর্কতামূলক পত্র- কোন শিক্ষক বা শিক্ষার্থী কোন বিষয়ে বার বার একই ভুল করলে বা আইন ভংগ করলে তাদেরকে একক ভাবে সতর্কতামূলক পত্র দেয়া হয়ে থাকে। সাধারণ কারণ-দর্শানো নোটিশ (সো-কজ নোটিশ) জারি বা ইস্যু করার পূর্বে কোন ব্যক্তিকে


ঘ) চিঠি - কোন শিক্ষা প্রতিষ্ঠান থেকে অন্য শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের প্রধান বরাবর অথবা উর্ধ্বতন শিক্ষা অফিসে বই এর চাহিদা জানিয়ে বা অন্য কোন কারণেও অনেক সময় চিঠি লিখতে হয়। এছাড়াও, প্রতিষ্ঠানের পার্শ্বে অবস্থিত বিভিন্ন প্রতিষ্ঠানেও অনেক সময় পত্রের মাধ্যমে যোগাযোগ করতে হয়।


ঙ) আমন্ত্রনপত্র বা দাওয়াত পত্র - শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের কোন নিজস্ব প্রোগ্রামে অনেক সময় অতিথিদেরকে আমন্ত্রণ জানাতে হয়। তাই মৌখিকভাবে যোগাযোগের পাশাপাশি আমন্ত্রিত ব্যক্তিকে আনূষ্ঠানিকভাবেও দাওয়াত পত্র/ আমন্ত্রণ পত্র প্রেরণ করতে হয়। এমনকি স্থানীয় এম,পি, মন্ত্রীকেও অনেক সময় দাওয়ার পত্র দিতে হয়। তাই দাওয়াত পত্র লিখার সময় অনেক বেশি সতর্ক থাকতে হয়।


চ) প্রস্তাব পত্র- স্থানীয় কোন ক্লাব বা সামাজিক সংগঠনকে লিখিত প্রস্তাব পত্র। আবার অনেক ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের সাথেও কর্পোরেট চুক্তি করার জন্য পত্র লিখতে হয়।


ছ) সনদ বা সার্টিফিকেট- প্রতিষ্ঠানের পক্ষ থেকে কোন ইভেন্ট এর আয়োজন করা হলে সে ইভেন্ট এ যারা জয়ী হয় তাদেরকে সনদ দিতে হয়। এছাড়াও, যারা এসব ইভেন্ট আয়োজনের দায়িত্বে থাকে বা ভলান্টিয়ার হিসাবে কাজ করে তাদেরকেও সনদ দিতে হয়। এসব সনদের ভাষা ও কাঠামোও ভিন্ন ভিন্ন হয়। এক্ষেত্রে ভাষা ও কাঠামো নির্ভর করে ইভেন্ট এর ন্যাচার ও পুরস্কার এর ধরণ এবং যারা পুরস্কার পাচ্ছে তাদের বয়স, ও যে কাজের জন্য পুরস্কার পাচ্ছে তার ন্যাচার এর উপর ভিত্তি করে।


জ) নিয়োগপত্রঃ যে কোন প্রতিষ্ঠানে যখনই কোন জনবল নিয়োগ দেয়া হয়, তখন তাদেরকে অফিসিয়ালি নিয়োগ পত্র দেয়া হয়। এই নিয়োগপত্রের ধরণ নির্ভর করে সেই প্রতিষ্ঠানের নীতিমালার উপর। একেক প্রতিষ্ঠান একেক ধরনের নিয়োগ-পত্র প্রদান করে থাকে।


ঝ) চুক্তিপত্রঃ প্রতিষ্ঠানের ন্যাচার এবং কাজের উপর ভিত্তি করে বিভিন্ন প্রতিষ্ঠান বা ব্যক্তির সাথে চুক্তি সম্পাদন করতে হয়। এই চুক্তির নির্ধারিত শর্তাবলী থাকে যা এই পত্রে উল্লেখ করতে হয়। চুক্তির শর্তাবলী সুনির্দিষ্টভাবে উল্লেখ করা চুক্তিপত্রের অন্যতম গুরুত্বপুর্ণ বিষয়। এছাড়াও চুক্তিপত্রে চুক্তি স্বাক্ষরকারী পক্ষ ছাড়াও এক বা একাধিক ব্যক্তিকে স্বাক্ষী হিসেবে রাখতে হয়।


ঝ) নীতিমালা বা বিধিমালাঃ প্রতিষ্ঠান পরিচালনার জন্য বিভিন্ন বিষয়ে বিধিমালা বা নিয়ম-নীতিমালা সংকল করতে হয়। এসব বিধিমালা একত্রিত করে প্রতিষ্ঠান প্রধান বা কন্সার্ন ব্যক্তির স্বাক্ষরে এই বিধিমালা জারি করা আবশ্যক। বিধিমালা এমনভাবে সংকলন করা প্রয়োজন যাতে এটি স্বব্যাখ্যাত হয়। কারণ স্বব্যাখ্যাত না হলে এতে সেই সম্পর্কিত কাজ করতে গিয়ে নানান প্রশ্নের সমাধান খুঁজে পাওয়া যায়না। এতে বার বার নীতিমালা সংশোধনের প্রয়োজন হয়। এছাড়াও, নীতিমালা প্রণয়নের সময় শব্দ, বাক্যের গঠন, বাক্যের প্রয়োগ বা ব্যবহারের এবং বানান রীতির বিষয়ে গুরুত্ব দেয়া আবশ্যক। না হলে অনেক সময় অর্থের বিকৃতি ঘটে।


একটি শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের সিনিয়র শিক্ষক, বা দায়িত্ব প্রাপ্ত শিক্ষককে যোগাযোগের মাধ্যম হিসাবে উপর্যুক্ত পত্র/নোটিশ/চিঠি/নিয়োগপত্র/ চুক্তিপত্র/নীতমালা ইত্যাদি বিষয়ে লিখার দক্ষতা অর্জন করা আবশ্যক। এক্ষেত্রে পর্যাপ্ত অনুশীলন বা প্রাক্টিশের কোন বিকল্প নেই। সঠিক গ্রামার অনুসরণ করে এবং সুন্দরভাবে ও নির্ভুলভাবে লিখতে হলে নিয়মতভাবে লিখার অভ্যাস এবং গ্রামার ও বানান রীতি সম্পর্কে স্পষ্ট ধারনা থাকা আবশ্যক। এছাড়াও, এসব বিষয়ে নির্ভুল লিখতে হলে হাতের কাছে সবসময় এক বা একাধিক বাংলা ও ইংরেজির গ্রামার, অভিধান ও বানান রীতির বই রাখা উচিত।



শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের নোটিশ লিখার পদ্ধতি (পর্ব-০১)

রেফারেন্সঃ

ইনটেলিজেন্টসিয়া স্কুল অ্যান্ড কলেজ এর প্রশিক্ষণ ম্যানুয়াল।


Recent Posts

See All

Video making and Sending Policy of ISC

ভিডিও নির্মাণ ও অফিস মেইলে প্রেরণ সংক্রান্ত ইন্টেলিজেন্টসিয়া স্কুল অ্যান্ড কলেজ এর নীতিমালা ইনটেলিজেন্টসিয়া স্কুল অ্যান্ড কলেজ এর ভিডিও ক্লাসের নির্মানের ক্ষেত্রে আইটি বিভাগের পক্ষ থেকে যে অনুরোধ জানা

একজন আদর্শ শিক্ষকের কী কী গুণাবলী থাকা আবশ্যক? (পর্ব-০১)

শিক্ষক: মানুষ গড়ার কারিগর *1 ‘সবাই ভালো ছাত্র হয় না, তবে সবাই ভালো মানুষ হতে পারে’- শিক্ষার লক্ষ্য হলো ভালো মানুষ তৈরি করা। আর মানুষ (ভালো মানুষ) গড়ার মূল দায়িত্ব শিক্ষকগণের উপর ন্যস্ত। শিক্ষক নিজে মা

Theme Song_ISC
00:00 / 03:15