শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের নোটিশ লিখার পদ্ধতি (পর্ব-০১)

Updated: Sep 27, 2020

যোগাযোগের মাধ্যমে হিসাবে লিখিত ডকুমেন্টস বা দলিলের প্রয়োজনীয়তা অপরিহার্য। প্রাগৈতিহাসিক যুগ থেকেই এজন্য বিভিন্ন মাধ্যমে লিখার প্রচলন দেখা যায়। কালের বিবর্তনের লিখার ধরন এবং লিখার উপকরণের পার্থক্য হলেও লিখার বিষয়ে কোন ভিন্নমত তৈরি হয়নি।


বর্তমান যুগে যোগাযোগের নানান পদ্ধতি বের হলেও লিখিত পদ্ধতির কোন বিকল্প তৈরি হয়নি। লিখিত পদ্ধতির নানান ধরন রয়েছে। যেমন-


) প্রথাগত পদ্ধতিঃ  
         কাগজে-কলমে লিখা
খ) আধুনিক পদ্ধতিঃ 
     ১) ইলেকট্রনিক পদ্ধতিতে লিখা 
     ২) ইমেইল লিখা
     ৩) অডিও লিখন-পদ্ধতি 
     ৪) ভিডিও লিখন-পদ্ধতি ইত্যাদি  


একটি শিক্ষা প্রতিষ্ঠানে নানান কারণে ব্যবস্থাপনা কর্তৃপক্ষ, শিক্ষক, শিক্ষার্থী ও অভিভাবকদের মধ্যে যোগাযোগের বা তথ্য আদান প্রদানের প্রয়োজন পড়ে। এক্ষেত্রে ইমেইল, সর্ট ম্যাসেজ, লিখিত নোটিশ এর গুরুত্ব অপরিসীম। আজকে আমরা এই পর্বে লিখিত নোটিশ এর পদ্ধতি সম্পর্কে আলোচনা করব।


শিক্ষা প্রতিষ্ঠানে যে সকল লিখিত নোটিশ ব্যবহার করা সেগুলো হচ্ছেঃ


) নোটিশ
খ) মোবাইল ম্যাসেজ
গ) সার্কুলার 
ঘ) নিয়োগ বিজ্ঞপ্তি 
ঙ) পত্র 



সাধারণত কয়েক ধরনের নোটিশ একটি শিক্ষা প্রতিষ্ঠানে জারি করা হয়ে থাকে, যেমন


) শিক্ষার্থী নোটিশ
২) অভিভাবক নোটিশ
৩) শিক্ষক নোটিশ
৪) শিক্ষার্থী ও অভিভাবক নোটিশ
৫) পরীক্ষার নোটিশ

নোটিশ সাধারণত ইংলিশ ও বাংলা উভয়ই ভাষায় জারি করা হয়ে থাকে। সাধারণ ইংরেজি মাধ্যম বা ইংরেজি ভার্সানের স্কুলে ইংরেজিতে নোটিশ জারি করা হয়ে থাকে, এবং বাংলা মাধ্যমের সকল স্কুল বা কলেজ বা বিশ্ববিদ্যালয়ে বাংলা ভাষায় নোটিশ জারি করা হয়ে থাকে।



আজকে আমরা বাংলা ভাষায় নোটিশ এর আদ্যপান্ত নিয়ে আলোচনা করব। পরের পর্বে ইংরেজিতে নোটিশ লিখার আদ্যপান্ত নিয়ে আলোচনা করা হবে।


অনেক সময় আমরা নোটিশ লিখলে সঠিকভাবে এর নিয়ম কানুন না জানার কারণে নানান ভুল করে থাকি। তাই প্রথমেই জানতে হবে, একটি নোটিশ এর স্ট্রাকচার বা গঠন কেমন হয়ে থাকে তার উপর। একটি নোটিশ এর গঠন সম্পর্কে সঠিক ধারণা থাকলে নোটিশ এর ৭০% ভুল দূর করা সম্ভব। বাকি ৩০% ভুল হয়ে থাকে বাক্য গঠন ও বানানের ক্ষেত্রে। তাই তিনটি জিনিস সঠিক ভাবে নোটিশ লিখার জন্য আবশ্যকঃ


) সঠিক গঠন পদ্ধতি (Correct Structure of the Notice/Letter)) সঠিক বাক্য গঠন  (Correct Sentences Structure)) নির্ভুল বানান (Right Spelling)

একটি চিঠির সঠিক গঠন কাঠামোঃ

একটি নোটিশ লিখার সময় অবশ্যই নিম্নে উল্লিখিত ১০টি বিষয়ের প্রতি খেয়াল রাখতে হবেঃ


১) লেটার হেড- প্রথমেই একটি চিঠি/নোটিশ লিখার পূর্বে একটি লেটার হেড অংশে শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের নাম, ঠিকানা ও ইমেইল লিখতে হবে।

প্রতিষ্ঠানের নাম যে ফন্ট সাইজের হবে, ঠিকানা ও ওয়েবসাইট অবশ্যই তার চেয়ে অনেক ছোট ফন্ট সাইজের হবে।


২) লোগোর ব্যবহারঃ প্রতিষ্ঠানের নামের বাম পার্শ্বে প্রতিষ্ঠানের লোগো ব্যবহার করতে হবে।





ইনটেলিজেন্টসিয়া স্কুল অ্যান্ড কলেজ 
বনশ্রী, রামপুরা, ঢাকা-১২১৯
www.intelligentsiabd.org 

৩) এরপর কোন দপ্তর থেকে নোটিশ জারি করা হচ্ছে সে দপ্তরের নাম লিখতে হবে। যেমন- "প্রিন্সিপ্যাল মহোদয়ের দপ্তর"। একে আন্ডারলাইন করা বেটার।


প্রিন্সিপ্যাল এর দপ্তর

৪) ওয়েবসাইট এর নীচে একটি মোটা দাগ/রেখা থাকা বাঞ্ছনীয়। এই দাগটি একক রেখা বা ডাবল রেখা হতে পারে। এতে পাঠকের নোটিশটি পাঠ করতে সুবিধা হয়।


সেক্ষেত্রে, লক্ষ্য রাখতে হবে যে, যদি সেই চিঠি, পত্র, বা নোটিশ কোন প্যাডের পাতায় প্রিন্ট করা হয় যেখানে লেটার হেড অংশে শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের নাম, ঠিকানা, ওয়েবসাইট, এর নীচে দাগ/রেখা থাকে, তাহলে অবশ্যই এসব বিষয় সেই পত্র/চিঠি/নোটিশ এ উপরে লিখার প্রয়োজন নেই।




৫) দাগ/রেখার নীচে একই লাইনে স্মারক নং/পত্র নং/নোটিশ নং এবং তারিখ লিখতে হবে। নম্বর দেয়ার সময় নানান পদ্ধতি ব্যবহার করা হয়। সাধারণত এক্ষেত্রে, প্রতিষ্ঠানের নামের সংক্ষিপ্ত রুপ, এর পর দপ্তরের নাম, এর পর বিষয়, এবং একটি সিরিয়াল নম্বর দিতে হবে। এই সিরিয়াল নম্বর অবশ্যই একটি ধারাবাহিক অবলম্বন করতে হবে। এই নম্বরের জন্য একটি রেজিস্টার মেইনটেইন করা উচিত।



যেমন- ইনটেলিজেন্টসিয়া/প্রিন্সিপ্যাল/শিক্ষার্থী নোটিশ/১০৪   তারিখঃ ২৫সেপ্টেম্বর ২০২০ 


৬) এর নীচে নোটিশ এর বিষয় লিখতে হবে। যেমন- অভিভাবক নোটিশ বা শিক্ষক নোটিশ বা শিক্ষার্থী নোটিশ, বা পরীক্ষার নোটিশ বা ক্লাস রুটিন ইতাদি লিখতে হবে। বিষয় যত সুনির্দিষ্ট হবে একজন পাঠকের পক্ষে তা বুঝতে তত সহায়ক হবে। তাই একে যথাসম্ভব সুনির্দিষ্ট করা দরকার।

৭) নোটিশ/পত্র /চিঠির অবশ্যই ৩টি অংশ থাকা বাঞ্ছনীয়; যথা- ক) ইন্ট্রো/ভূমিকা খ) মূল বডি, এবং গ) উপসঙ্গহার বা সুনির্দিষ্ট প্রস্তাব।


সকল নোটিশ এই বাক্য দিয়ে শুরু করতে হবে। একে নোটিশ এর ভূমিকা বলা যেতে পারে।

এতদ্বারা সংশ্লিষ্ট সকলের অবগতির জন্য জানানো যাচ্ছে যে, ...................................................


নোটিশ খুব ছোট বা সংক্ষিপ্ত হলে অনেক সময় ভূমিকা, বডি বা সুনির্দিষ্ট প্রস্তাবকে আলাদা করা কঠিন হয়। সবগুলোই একটি বা দুটি বাক্যে চলে আসে।


তবে কোন নোটিশ যদি একটু বড় আকারের হয় বা নোটিশে যদি কয়েকটি সিদ্ধান্ত জানানো হয়, তাহলে একে এক বা একাধিক অনুচ্ছেদ বিভক্ত করাই শ্রেয়।


যে কোন নোটিশে একটি সমাপ্তকারী বাক্য থাকা আবশ্যক। যেমন---



এমতাবস্থায়, এ নোটিশের নির্দেশনা অনুসরনপূর্বক যথাসময়ে স্কুলে উপস্থিত হবার জন্য সকলকে নির্দেশ/নির্দেশনা প্রদান করা হলো অথবা অনুরোধ জানানো হলো।  


৮) নোটিশের নীচে অবশ্যই স্বাক্ষরকারীর নাম, পদবী, স্বাক্ষর ও তারিখ দিতে হবে। উপরে স্বাক্ষর থাকলে নামটি অবশ্যই একটি ১ম বন্ধনীর মধ্যে দিতে হবে। যদি কোন কারণে স্বাক্ষরকারির স্বাক্ষর দেয়া সম্ভব না হয়, তাহলে তা স্বাক্ষরিত/- লিখে তার নীচে তারিখ দেয়া যেতে পারে। তবে এক্ষেত্রে অবশ্যই স্বাক্ষরকারীর অনুমোদন থাকতে হবে।



(শামিমা বিনতে নূর)
প্রিন্সিপ্ল্যাল 
ইনটেলিজেন্টসিয়া স্কুল অ্যান্ড কলেজ

অথবা

স্বাক্ষরিত/- 
(২৫-০৯-২০২০) 
(শামিমা বিনতে নূর)
প্রিন্সিপ্ল্যাল 
ইনটেলিজেন্টসিয়া স্কুল অ্যান্ড কলেজ

০৯) নিচে প্রাপকের নাম ও ঠিকানা দিতে হবে। তবে সকল শিক্ষার্থী হলে কারো নাম সুনির্দিষ্টভাবে উল্লেখ না করে কমনুলি উল্লেখ করতে হবে, যেমন-



০১। সকল শিক্ষার্থী, ইনটেলিজেন্টসিয়া স্কুল অ্যান্ড কলেজ, বনশ্রী, ঢাকা-১২১৯। 


একাধিক প্রাপক তাদের সকলের বিষয় উল্লেখ করতে হবে। যেমন-



০১) সকল শিক্ষার্থী, ইনটেলিজেন্টসিয়া স্কুল অ্যান্ড কলেজ, বনশ্রী, ঢাকা-১২১৯। 
০২) সকল অভিভাবক, ইনটেলিজেন্টসিয়া স্কুল অ্যান্ড কলেজ, বনশ্রী, ঢাকা-১২১৯।

যদি কোন সুনির্দিষ্ট শ্রেণির শিক্ষার্থী বা অভিভাবক হয় তাহলে তা স্পষ্টভাবে উল্লেখ করতে হবে।



০১। সকল শিক্ষার্থী, একাদশ শ্রেণি, ইনটেলিজেন্টসিয়া স্কুল অ্যান্ড কলেজ, বনশ্রী, ঢাকা-১২১৯। 

বা 
০১। জনাব মো সিরাজুল ইসলাম, একাদশ শ্রেণি, ইনটেলিজেন্টসিয়া স্কুল অ্যান্ড কলেজ, বনশ্রী, ঢাকা-১২১৯। 

১০) অনুলিপিঃ নোটিশ প্রাপকের পর অনুলিপি দিতে হয়। সাধারণত সকল নোটিশ গুরুত্বপুর্ণ অফিস বা ব্যক্তি বা সম্পর্কিত দপ্তর, বা সেকশানে প্রেরণ করতে হবে।


যেমন- ইনটেলিজেন্টসিয়া স্কুল অ্যান্ড কলেজ এর প্রিন্সিপ্যাল এর দপ্তর থেকে কোন পত্র বা নোটিশ জারি করা হলে এটি অবশ্যই চেয়ারম্যান মহোদয় এর দপ্তর, প্রশাসনিক বিভাগ এবং হিসাবে বিভাগে অনুলিপি দিতে হয়।


অনুলিপি শব্দটি লিখার পর এর নিচে আন্ডারলাইন করা বেটার।


অনুলিপিঃ

১) চেয়ারম্যান মহোদয় এর দপ্তর, ইনটেলিজেন্টসিয়া স্কুল অ্যান্ড কলেজ, বনশ্রী, ঢাকা-১২১৯।

২) হিসাব বিভাগ, ইনটেলিজেন্টসিয়া স্কুল অ্যান্ড কলেজ, বনশ্রী, ঢাকা-১২১৯।

৩) প্রশাসনিক বিভাগ, ইনটেলিজেন্টসিয়া স্কুল অ্যান্ড কলেজ, বনশ্রী, ঢাকা-১২১৯।

৪) অফিস কপি।


সাধারণত সকল পত্র বা নোটিশ এর একটি কপি অফিসে সংরক্ষণের জন্য প্রেরণ করতে হয়।





উল্লেখ্য যে, এ সকল নোটিশ জারি করার পর এর কপি অফিস সহায়ক বা কম্পিউটার অপারেটর এর মাধ্যমে অবশ্যই সংশ্লিষ্ট নোটিশ বোর্ডে টাংগানোর ব্যবস্থা করতে হবে। সকল নোটিশ নোটিশ বোর্ডে টাংগাতে হবে, যাতে সকল শিক্ষক বা কনসার্ন ব্যক্তিরা সহজেই দেখতে পায়।


বিঃদ্রঃ

০১। ফন্ট সাইজ ১২/১৪ এর কম হওয়া ঠিক নয়;

০২। লাইন স্পেস ১.০ থেকে ১.৩৩ হওয়া উচিত;

০৩। এক অনুচ্ছেদ থেকে আরেক অনুচ্ছেদ এর দুরত্ব ১.৫ হওয়া উচিত। এমন ভাবে লাইন স্পেস ও অনুচ্ছেদ স্পেস দিতে হবে যেতে প্রতিটি অনুচ্ছেদকে স্পষ্টভাবে বুঝা যায়।

০৪। অনলাইন বা সোশাল মিডিয়ায় নোটিশ জারি করতে হলে পিডিএফ কপির চেয়ে ইমেজ বা জেপিজি ফরমেটে শেয়ার করা ভাল। এতে সরাসরি পাঠ করা যায়। পিডিএফ কপি পাঠ করতে হলে ডাউনলোড করতে হয়, কিন্তু ইমেজ ফরমেট ডাউনলোড করার দরকার হয়না, এতে পাঠকরা খুব সহজেই পাঠ করতে পারে।

০৫। সকল নোটিশ বা পত্র বর্তমান সময়ে শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের ওয়েবসাইট এ আপলোড থাকা উচিত। এতে খুব সহজেই শিক্ষার্থী, সকল অভিভাবক ও শিক্ষকরা সেখান থেকে এটি ডাউনলোড করে নিতে পারে।



শিক্ষা প্রতিষ্ঠানে ব্যবহৃত নোটিশ /পত্র (পর্ব-০২)



রেফারেন্সঃ

০১। সচিবালয় নির্দেশমালা, ২০১৪... লিংক

...

28 views0 comments
Theme Song_ISC
00:00 / 03:15